На законодательном уровне закреплена обязанность работодателя полностью компенсировать работнику все его траты в случае возникновения необходимости поездки в другой регион, страну для выполнения каких-либо служебных обязанностей.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Причем должно осуществляться покрытие всех расходов – питания, проезда и проживания.
Перерасчет осуществляется с учетом ценовой политики и валюты региона. Также работодателю необходимо не забывать о важности ведения бухгалтерского учета.
В нем необходимо будет в обязательном порядке отразить все расходы на командировочные. Имеются некоторые особенности и сложности при свершении данных операций.
Общие сведения
На некоторых предприятиях иногда возникает необходимость отправлять работника в продолжительные или не очень поездки для выполнения каких-либо служебных обязанностей.
В таком случае закономерно возникают различного рода расходы. Согласно соответствующим статьям ТК РФ, работодатель должен полностью покрывать все эти расходы за свой счет.
При этом выплаты должны отражаться соответствующим образом в бухгалтерском и налоговом учете. Когда деньги выдаются подотчет авансом, всегда есть вероятность их нехватки.
В таком случае работник должен представить все и иные документы, подтверждающие факт свершения оплаты. На этом основании средства будут выделены из кассы или же переведены безналичным расчетом.
Существует достаточно большое количество самых разных нюансов, связанных именно с выплатой командировочных и их отражением в бухгалтерской отчетности, налоговой документации.
Чтобы избежать каких-либо сложностей и затруднений, как работнику, так и работодателю следует обязательно разобраться со следующими важными вопросами:
- основные определения;
- назначение суточных выплат;
- нормативная база.
При этом ознакомиться с обозначенными выше вопросами стоит не только работодателю во избежание допущения различных ошибок при ведении бухгалтерского учета, но также самому работнику.
Таким образом, можно осуществлять контроль над правомерностью действий работодателя, верностью всех его расчетов.
Следует помнить, что невыплата командировочных приравнивается к невыплате заработной платы. За свершение подобного рода деяний налагаются серьезные штрафы на должностных лиц и предприятия.
Основные определения
По возможности стоит максимально подробно ознакомиться определениями, затрагивающими командировочные и процедуру их отражения в бухгалтерском, налоговом учете.
Это позволит существенно упростить процесс понимания законодательной, нормативной базы, связанной с данным вопросом.
К основополагающим определениям можно сегодня отнести следующее:
- суточные;
- командировочные;
- иные расходы;
- подтверждающие документы.
Под суточными понимается некоторая денежная величина, которая требуется сотруднику для проживания на территории прохождения командировки.
Данные суммы являются целевыми, имеют свое предназначение. Именно поэтому не допускается осуществление трат данных средств на что-либо ещё.
Под командировочными понимается вся выплата за командировку целиком. В данную сумму включается:
- заработная плата за отработанное время;
- и иные надбавки;
- оплата проезда, питания, проживания, иных расходов;
- другие расходы, предусматриваемые и разрешенные работодателем.
Обычно командировочные выплачиваются авансом во избежание возникновения различного рода финансовых затруднений.
Но если по какой-то причине средств не хватило, работник может использовать свои, и, в последствии, получить компенсацию.
Но при этом необходимо помнить, что для этого потребуется представить различного рода подтверждающие документы.
В качестве них могут выступать следующие:
- оплаченные билеты с кассовыми чеками;
- товарные чеки;
- жилья;
При отражении командировочных в обязательном порядке делается ссылка на подтверждающие документы. Делать это строго обязательно.
Под иными расходами понимается оплата визы и иных сопутствующих. Подтверждение данных платежей также требуется представить в бухгалтерию.
Назначение суточных выплат
Основное назначение суточных выплат – погашение расходов на проживание.
В данные расходы, согласно действующим нормативно-правовым документам, а также внутренним актам организации-работодателя входят:
- на питание;
- на проживание.
Данные выплаты строго обязательны. Так как при нахождении в командировке длительностью более, чем 1 день, придется где-то ночевать.
В некоторых случаях по каким-либо причинам предоставить документальное подтверждение трат нет возможности. Данный момент предусматривается .
Согласно законодательству, сумма командировочных 700 рублей и менее не облагается НДФЛ – если по ним не представлены соответствующие подтверждающие документы.
Если же сумма более обозначенной выше, то необходимо будет в обязательном порядке начислять налог на доходы физических лиц.
В то же время не будут облагаться в размере 13% любые иные суммы, представляющие собой суточные, если их величина будет разумна и экономически обоснована.
Следует помнить, что чрезмерно большие командировочные могут вызвать лишние вопросы со стороны налоговых служб. Так как часто подобным образом осуществляется банальный уход от налогов.
Нормативная база
Сотруднику, отвечающему за начисление командировочных, стоит максимально внимательно изучить действующее по этому поводу законодательство.
Так как в противном случае велика вероятность возникновения каких-либо сложностей. Основополагающим нормативно-правовым документов является гл.№24 Трудового кодекса РФ.
В неё входят следующие статьи:
Также стоит обязательно ознакомиться с При этом федеральное законодательство, действующее в этой сфере, достаточно обширно.
Но практически все нормативно-правовые документы дополняют или же редактируют основополагающие статьи гл.№24 ТК РФ.
Работодателю также стоит принимать во внимание положения, связанные с заработной платой. Некоторые из низ распространяются и на командировочные.
Порядок начисления командировочных в 2019 году
Порядок начисления и отражения командировочных по должен в обязательном порядке осуществляться согласно установленным в законодательстве правилам.
Так, если выданы деньги на командировочные расходы, проводка в отчетности должна быть сформирована соответствующим образом.
Предусматриваются специальные счета. Данный момент необходимо учитывать в обязательном порядке.
К наиболее важным вопросам, изучить которые необходимо предварительно и максимально подробно, стоит обязательно отнести следующее:
- отражение проводками основных операций;
- в иностранной валюте;
- выдано из кассы;
- если нужно списать сумму расходов.
Не стоит допускать каких-либо ошибок в бухгалтерском учете. Так как малейшие несоответствия могут вызывать подозрения у налоговой инспекции и стать причиной назначения проведения камеральной проверки.
Подобного рода мероприятия могут послужить причиной возникновения достаточно серьезных проблем.
Отражение проводками основных операций
При выдаче аванса на командировочные расходы проводка должна быть отображена соответствующим образом – как при свершении любых других операций.
При отсутствии соответствующего опыта у бухгалтера именно в этой сфере стоит ознакомиться с образцом.
Сегодня отражение основных операций по командировочным обычно выглядит следующим образом:
| Д-т | К-т | Наименование операции |
| 26/29/25/23 | 71 | Осуществлено списание всех расходов на командировку, связанную с основным видом ведения деятельности |
| 44 | 71 | Осуществлено списание средств за командировочные расходы, возникающие в результате ведения торговой деятельности |
| 08 | 71 | Расходы, потребовавшиеся для приобретения основных средств |
| 10 | 71 | Осуществлено списание расходов, которые связаны с покупкой материальных и каких-либо производственных запасов |
| 28 | 71 | Затраты на командировочные, возникшие в результате необходимости перевозки продукции бракованной |
| 91.2 | 71 | Командировочные, потраченные на культурные, развлекательные мероприятия |
| 19 | 71 | Приведено выделение налога на добавочную стоимость по расходам рассматриваемого типа |
| 68.НДФЛ | 19 | Обозначается вся сумма НДС, которая полностью была направлена к вычету |
При этом наименование и нумерация счетов может отличаться. Так как в законодательстве предусмотрены далеко не все расходы, которые могут возникнуть в командировке.
В иностранной валюте
Также многие организации на сегодняшний день ведут свой бизнес не только на территории Российской Федерации, но и за её пределами, порой даже на других континентах.
Соответственно, сотрудники должны свершать поездки за рубеж для решения каких-либо важных вопросов, выполнения своих непосредственных обязанностей.
Конечно же, в данном случае также требуется в обязательном порядке выплачивать командировочные н основе или – так как сотруднику необходимо будет питаться и где-то жить.
Самым важным нюансов при путешествии за рубеж является то, что средства должны выдаваться именно в валюте той страны, куда будет осуществлена поездка.
Причем данный момент отражается в соответствующем нормативно-правовом документе. Например, если сотруднику требуется свершить поезду в США, командировочные должны быть выданы ему в американских долларах авансом.
Так как работник не обязан осуществлять какие-либо валютные операции, приобретать доллары в банках, обменниках.
Иногда случается, что авансовых выплат нахватает, и сотрудник вынужден свершать какие-либо траты за свой счет.
Имеется важный момент, связанный с курсом. Выдача средств осуществляется в соответствии со стоимостью валюты на момент приобретения чего-либо.
Например, сотрудник оплатил номер в гостинице за свой счет и потратил 100$ при курсе 40 рублей. Впоследствии курс изменился в большую сторону, и доллар стал стоить 65 рублей.
В таком случае работодатель обязан компенсировать сумму в размере 4 000 рублей, так как на момент приобретения услуги была потрачена именно эта сумма денег.
Выдано из кассы
Сегодня командировочные могут выдаваться работнику двумя способами:
При этом в каждом из обозначенных выше случаев необходимо в обязательном порядке отражать операции соответствующим образом в бухгалтерской и налоговой отчетности. При этом процедура выдачи через кассу несколько сложнее.
Важно помнить, что потребуется сформировать достаточно большое количество самой разной документации. Наиболее важным документом является .
Если нужно списать сумму расходов
Расходы на командировку при необходимости их списания отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:
Особенности ведения учета в иностранной компании
Иностранные компании, ведущие деятельность на территории РФ, обязаны уплачивать налоги и соответственно, веси бухгалтерский учет.
В связи со вступлением в силу главы 25 Налогового кодекса РФ, а также с принятием нового Трудового кодекса изменились порядок направления работников в командировки и порядок учета командировочных расходов в целях налогообложения. О том, как в новых условиях отразить расходы на командировку в бухгалтерском учете, а также о расходах, принимаемых для целей налогообложения, рассказывает кандидат экономических наук, аттестованный аудитор М.В. Семенова.
- расходы по проезду;
Направление работников в командировки
Служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (статья 166 Трудового кодекса Российской Федерации - далее ТК РФ).
Трудовой кодекс (ст. 168 ТК РФ) устанавливает обязанность работодателя возместить работнику следующие расходы, понесенные в связи со служебной командировкой:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения указанных расходов определяются коллективным договором или локальными нормативными актами организации (ст. 168 ТК РФ). Трудовое законодательство определяет только минимальный размер компенсации командировочных расходов на уровне, установленном Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета, то есть, организации вправе предусмотреть иной размер и состав компенсаций работнику, направляемому в командировку, при условии, что они не менее установленного минимального размера компенсаций.
Понятие служебной командировки относится к сфере трудового законодательства и не распространяется на отношения между сторонами договора подряда, которые регулируются нормами гражданского законодательства (см. главу 37 "Подряд" ГК РФ). Если заказчик-организация предусматривает необходимость выполнения работ подрядчиком - физическим лицом вне места его постоянного жительства (в том числе на территории иностранного государства), порядок компенсации расходов, понесенных подрядчиком в связи с перемещением и выполнением работ в другой местности, должен быть оговорен в договоре подряда.
Такие дополнительные расходы могут быть оплачены подрядчику на основе подтверждающих документов или изначально учтены при определении цены договора. При этом размеры таких компенсаций не зависят от минимального уровня возмещения расходов, гарантированных работникам при направлении в служебные командировки.
Документальное оформление командировочных расходов
Типовые формы учетных документов для оформления командировочных расходов утверждены постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Для направления работника в служебную командировку должен быть оформлен приказ по организации за подписью руководителя, в котором должны быть указаны цель, сроки и место командировки, перечень лиц, направляемых в командировку (типовые формы № Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", № Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку").
Документом, подтверждающим факт направления работника в командировку, является командировочное удостоверение (типовая форма № Т-10 "Командировочное удостоверение"). На командировочном удостоверении делаются отметки о дате убытия работника в командировку и его прибытии к месту назначения. Подтверждением убытия работника в зарубежную командировку может служить отметка визового контроля в паспорте.
Для каждого работника должно быть сформулировано служебное задание, которое оформляется документом типовой формы № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". По возвращении из командировки, работник делает записи о выполнении служебного задания, его непосредственный руководитель делает пометки о полноте и качестве проделанной работы.
Вернувшись из командировки, работник заполняет авансовый отчет (типовая форма № АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет"), к которому прилагает документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки, счета, квитанции, билеты и др.).
Организация может прибегнуть к услугам туристической фирмы при направлении сотрудника в командировку. Обоснованием такого решения может быть уменьшение расходов при приобретении путевки, по сравнению с приобретением услуг по проезду и проживанию отдельно. Если поездка работника в служебную командировку была организована туристической фирмой, то документами, подтверждающими соответствующие расходы, будут:
- договор с туристической фирмой,
- расчетные документы,
- путевка установленного образца,
- документы, подтверждающие оплату.
Оформление указанных документов не исключает необходимость составления приказа о направлении в командировку, служебного задания, командировочного удостоверения, авансового отчета.
Хотя действующее законодательство не содержит требования о составлении сметы командировочных расходов, при расчете суммы аванса, выдаваемого работнику, целесообразно оценить расходы, чтобы обосновать сумму соответствующей выплаты.
Бухгалтерский учет командировочных расходов
Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками (как внутри страны, так и зарубежными) должны признаваться как расходы по обычным видам деятельности. Такие расходы отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, …) Кредит 71 - на сумму расходов, Дебет 19 Кредит 71 - на сумму НДС, относящуюся к соответствующему расходу.
Расходы, связанные с отдыхом, развлечениями, мероприятиями культурно-просветительского характера, понесенные работником во время командировки, представляют собой внереализационные расходы (п. 12 положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) и должны отражаться следующим образом:
Дебет 91 Кредит 71
Если работодатель не принимает полностью (либо в какой-то части) расходы работника, осуществленные во время служебной командировки, то соответствующие суммы работник должен вернуть:
- или в кассу организации;
- или на расчетный счет;
- или организация удерживает соответствующие суммы из заработной платы работника.
В этом случае в бухгалтерском учете должны быть сделаны записи:
Дебет 71 Кредит 50 (51) - если работник возвращает соответствующие суммы в кассу (на расчетный счет) организации; Дебет 70 Кредит 71 - если работник согласен с удержанием из заработной платы.
Если командировочные расходы понесены на территории иностранного государства и оплачены в иностранной валюте, то курсовые разницы, связанные с расчетами с командированным сотрудником, отражаются в бухгалтерском учете по дебету или кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы".
При этом командировочные расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу иностранной валюты, установленному ЦБ РФ, на дату утверждения авансового отчета (согласно приложению к положению по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2000), утв. приказом Минфина России от 10.01.2000 № 2н).
Командировочные расходы для целей налогообложения
С 1 января 2002 года командировочные расходы учитываются для целей налогообложения в порядке, определенном главой 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ. Для того, чтобы командировочные расходы были приняты в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль, они должны соответствовать требованиям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть, расходы должны быть:
- обоснованы (экономически оправданы и выражены в денежной форме);
- документально подтверждены (т.е., оформлены документами, соответствующими требованиям российского законодательства);
- произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Командировочные расходы следует классифицировать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 6 п. 1 ст. 253 НК РФ) и отражать в налоговом учете в составе прочих расходов (пп. 4 п. 2 ст. 253 НК РФ).
Расходы, связанные со служебными командировками, признаются таковыми в том налоговом периоде, к которому они относятся (независимо от времени фактической оплаты), при этом датой их осуществления признается дата утверждения авансового отчета командированного работника (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Состав командировочных расходов для целей налогообложения определен в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. К расходам, связанным с командировками, относятся следующие расходы:
- на проезд работника к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы;
- по найму жилого помещения;
- суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ ;
- на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Налоговый кодекс не содержит ограничений в части уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов по проезду к месту командировки и обратно, касающихся видов транспорта и стоимости проезда (бизнес- или экономический класс). Тем не менее, указанные расходы должны соответствовать общим требованиям, предъявляемым к расходам для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ).
В составе расходов на найм жилого помещения подлежат возмещению не только расходы на проживание, но также на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). К таким дополнительным услугам можно отнести оплату услуг связи, почтовых и прочих услуг, необходимых командированному работнику в производственных целях. Если же в счете гостиницы отдельной строкой выделены расходы на питание в ресторане, посещение сауны, бассейна и др., такие расходы не должны включаться в состав командировочных расходов для целей налогообложения.
Таким образом, нормирование расходов по найму жилого помещения для целей налогообложения не предусмотрено, однако не все расходы, связанные с проживанием командированного работника, могут приниматься в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль. Если командировка была организована через туристическую фирму, расходы по проживанию и проезду командированного работника также могут быть отнесены на расходы, принимаемые для целей налогообложения, при условии соответствующего документального оформления.
Нормы расходов организаций на выплату суточных установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". Указанные нормы распространяются на правоотношения, возникшие с 1 января 2002 года, согласно п. 3 вышеуказанного постановления.
Норма командировочных расходов за каждый день нахождения в командировке на территории РФ составляет 100 руб. Нормы командировочных расходов при заграничных командировках /InfoDescr.aspx?info=8 установлены приложением к постановлению в долларах США и различаются в зависимости от срока пребывания сотрудника в командировке (до 60 дней и более 60 дней).
Согласно п. 29 ст. 270 НК РФ, налоговая база по налогу на прибыль организаций не может быть уменьшена на суммы, направленные на оплату:
- путевок на лечение или отдых;
- экскурсий или путешествий;
- занятий в спортивных секциях, кружках или клубах;
- посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий;
- товаров для личного потребления работников,
а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.
Соответственно, суммы компенсаций работнику указанных личных расходов, понесенных во время служебной командировки, не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль.
При расчете налога на добавленную стоимость могут быть получены вычеты на суммы налога, уплаченные по расходам на командировки, в частности:
- расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями;
- расходам на наем жилого помещения, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая вычету, исчисляется по расчетной налоговой ставке 16,67% суммы указанных расходов без учета налога с продаж. В случае отсутствия документов, подтверждающих осуществление указанных расходов, сумма НДС, подлежащая вычету, исчисляется по расчетной налоговой ставке 16,67% установленных норм на указанные расходы.
Если расходы, связанные со служебной командировкой, понесены на территории иностранного государства, то НДС расчетным путем выделяться не должен, поскольку сумма соответствующего расхода не содержит налога.
За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст.167 ТК РФ) 19.06.2012 Автор: Михаил Беспалов начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отражается проводкой: Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Кредит 70 – начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки. Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т.д.) (ст.168 ТК РФ). Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по служебному заданию.
На каком счете учитываются командировочные расходы?
В локальном акте суточные могут быть установлены как в едином размере для всех загранкомандировок вне зависимости от страны, так и в зависимости от государства. Суточные и иные расходы могут быть выданы в валюте. Учет командировочных расходов в валюте ведётся в рублях.
За день выезда из России суточные надо выплачивать по нормам для проезда по заграничной территории, при возвращении – по нормам для внутрироссийских командировок (п. 18 Положения). Дата пересечения границы определяется по штампам в паспорте.
Внимание
Если работник уезжает и возвращается в один день, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы, установленной для командировки в это государство. С точки зрения бухгалтерского учета и для определения, на какой счет относят затраты на командировку, неважно, командировка по территории РФ или за границу.
Командировочные расходы сотрудника в бухгалтерских проводках
Инфо
При этом выполняются следующие проводки: Дебет Кредит Название операции 50.3 76 Куплен билет командируемому работнику. 71 50.3 Билет выдан работнику 20, 23, 25, 26, 29 (44) 71 Списаны расходы на покупку билета 68.НДС 19 НДС по командировочным расходам направлен к вычету Пример учета командировочных расходов Сотрудник Иванов направляется в командировку на 5 дней, ему выдана под отчет сумма 20000 руб. Суточные у Иванова составляют 1000 руб. При возвращении он предоставляет авансовый отчет с приложенным документами:
- билеты на поезд туда и обратно на общую сумму 8000 руб.
(в том числе НДС 1220 руб., как посчитать НДС из суммы смотрим тут, по ссылке находится онлайн калькулятор для расчета), НДС выделен отдельной строкой.
Порядок учета командировочных расходов в 2017-2018 годах
Так полностью соблюдается условие о соответствии понесенных расходов полученным доходам (п. 19 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается так: Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70 – учтены в составе расходов будущих периодов командировочные расходы сотрудника, средний заработок за время командировки; Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 97 – списана часть затрат на текущие расходы (с момента начала действия договора).
Таким образом, оба подхода соответствуют законодательству, и организация может выбрать один из них. Далее отметим, что суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в счетах-фактурах, бланках строгой отчетности и проездных документах (п.
10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. №914).
Учет и налогообложение командировочных расходов
Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).
Покупку электронного билета следует отразить в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации (например, авиакомпании): Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачен электронный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения). После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку (например, распечатку электронного билета, посадочный талон, маршрут /квитанцию), следует списать стоимость электронного билета на затраты (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается проводкой: Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) – отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.
Проводки по учету командировочных расходов: пример расчета
Важно
Но с 2017 года не облагаемый страховыми взносами лимит будет соответствовать размеру, указанному в п. 3 ст. 217 НК РФ. Эти изменения внесены Федеральным законом от 03.07.2016 № 243-ФЗ.
Для выплаты работнику суточных необходимо правильно определить их размер в зависимости от фактического срока командировки. Документально суточные не подтверждаются, но должен быть подтвержден период командировки. Пунктом 7 Положения определено, что он подтверждается проездными документами, а если их нет, то документами о найме жилья. Если нет и этих документов, то работник должен представить подтверждение принимающей стороны с указанием даты прибытия и убытия из места командировки.
Форма такого документа не установлена, он представляется в произвольной форме, форме служебной записки или иного документа. Это указано и в письме Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1.
Бухучет командировочных расходов
Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты. Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги. Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:
- Дебет 68 НДС Кредит 19.
Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:
- по дебету 76 счета и кредиту 51.
Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:
- Дебет 50.3 Кредит 76.
Выдачу сотруднику:
- по дебету 71 и кредиту 50.3.
Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание.
Командировочные расходы и проводки
В случае отсутствия такой справки курс принимается на дату выдачи работнику аванса в рублях (Письмо Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059). В целях налогового учета командировочных расходов датой осуществления расходов будет дата утверждения авансового отчета (пп.
5 п. 7 ст. 272
НК РФ). Если аванс выдан в валюте, то задолженность пересчитывается в рубли по курсу на дату выдачи аванса и пересчет средств не производится (п. 10 ПБУ 3/2006). Авансовый отчет работника Срок предоставления отчета о суммах, потраченных в командировке, уставлен п.
Положения о командировках – это три рабочих дня после возвращения из командировки. Форма авансового отчета может быть разработана и утверждена организацией, но можно применять унифицированную форму АО-1.
Документы, подтверждающие расходы, обязательно должны быть приложены к авансовому отчету.
Нормируемые командировочные расходы
Командировочное удостоверение, служебное задание отменены, но организация может использовать эти формы документов или же установить свои в локальном акте, а также установить иные обязательные документы, например образец сметы командировочных расходов. В этом же локальном акте необходимо установить размер суточных, можно установить лимит расходов на проживание, а также указать иные командировочные расходы. Выдача аванса Обязательным условием направления в командировку является выдача аванса. Это указано в пункте 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение). В какие сроки должен быть выдан аванс, не указано. Но выдать из кассы денежные средства под отчет на командировочные расходы необходимо до выезда работника в командировку. Возможно перечисление на банковскую карту.
На какой счет относить командировочные расходы
Но Минфин придерживается другой позиции, считая, что, если стоимость питания в билете выделена отдельной строкой, то при расчете налога на прибыль эти затраты не учитываются (Письмо Минфина РФ от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976). Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете Отражение расходов на командировку зависит от цели командировки.
Если работник направлен в командировку, к примеру, для выполнения работ по контракту с заказчиком и услуги, оказанные заказчику, отражаются по счету 20, то и расходы на командировку будут отражаться проводкой: Дт20 Кт71. Если командировка связана с продажей товаров, то учет командировочных расходов будет отражаться проводкой: Дт44 Кт71.
Командировка, связанная с приобретением имущества, увеличивает его стоимость и отражается проводкой: Дт08 Кт71. В случае необходимости командирования сотрудника для возврата брака в учете отражается: Дт28 Кт71.
Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя:
- учет командировочных расходов;
- учет расходов на проезд;
- учет расходов на проживание;
- выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т.д.
Условие задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
Из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.
Продолжительность командировки 5 дней.
Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС.
Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч. НДС.
Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.
Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
Оплата суточных
За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда - календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.
Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц - НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей - за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.
Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 руб.
Расходы на проживание в командировке
Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС).
Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.
Расходы на проживании в гостинице по условию задачи составят 5 х 3 540 = 17 700 руб. В том числе НДС 2 700 руб.
Транспортные расходы
Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.
В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.
Транспортные расходы по условию задачи составляют 5 900 руб., в том числе НДС 900 руб.
Авансовый отчёт
При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.
Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии. Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т.д.) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.
После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.
Итоговый расчет по расходам на командировку приведен в таблице ниже.
| Вид расхода | Расходы, руб. в сутки | Cутки | Расходы, руб. |
| Суточные | 700 | 5 | 3 500 |
| Проживание в гостинице | 3 540 | 5 | 17 700 в т.ч. НДС 2 700 |
| Проезд | 5 900 в т. ч. НДС 900 |
||
| ИТОГО | 27 100 |
Проводки по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
Бухгалтерская проводка: из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.
Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 10 000 руб.
Кт 50 "Касса" 10 000 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету начислены суточные.
Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 3 500 руб.
Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 3 500 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены расходы на проживание.
Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 15 000 руб.
Дт 19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 2 700 руб.
Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 700 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены транспортные расходы.
Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 5 000 руб.
Дт 19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 900 руб.
Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 5 900 руб.
Произведен расчет с подотчетным лицом
Как вы уже знаете, для учета расчетов с подотчетными лицами используется бухгалтерский счет учета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". После выполнения приведенных выше бухгалтерских проводок данные по этому счету выглядят следующим образом.
| 10 000 | |
| 3 500 | |
| 17 700 | |
| 5 900 | |
| 10 000 | 27 100 |
| 17 100 | |
Как видно из рисунка по счету 71, сотрудник потратил и отчитался за большую сумму, чем ему было выдано. Бухгалтерская проводка по расчетам с подотчетным лицом в этом случае будет выглядеть следующим образом:
Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 100 руб.
Кт 50 "Касса" 17 100 руб.
Если расчет произведен полностью, то остатка по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" быть не должно.
| 71 "Расчеты с подотчетными лицами" | |
| 10 000 | |
| 3 500 | |
| 17 700 | |
| 5 900 | |
| 17 100 | |
| 27 100 | 27 100 |
| 0 | |
Вести бизнес в современных рыночных условиях без служебных командировок и представительских расходов на официальные встречи с партнерами практически невозможно, так как наличие деловых связей с другими компаниями важно для успешного развития в будущем. Как отражаются такие расходы в бухгалтерском учете, что к ним относится, как они должны быть оформлены и какие проводки по ним формируются — рассмотрим далее.
Затраты, связанные с командировочными и представительскими расходами предприятий, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
К командировочным расходам относятся:
- Расходы по проезду;
- Расходы по найму жилья;
- Суточные расходы;
- Иные расходы с разрешения работодателя.
Важно! Все командировочные расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально и экономически обоснованными.
При переводе подотчётных сумм на карту для командировочных расходов для документального подтверждения необходимо:
- В чеках отображение использования средств именно данной карты с обязательным указанием фамилии;
- При оплате наличными иметь квитанции с банкомата о снятии денежных средств для командировочных расходов.
Оплата командировки производится по среднему заработку. Возможна и другая оплата, например, оклад, но не менее суммы среднего заработка. Оплата выходных, выпадающих на командировку, производится в двойном размере или предоставляется дополнительный выходной.
НДФЛ и командировочные расходы
Рассмотрим расходы, которые облагаются НДФЛ в виде схемы:
Что такое суточные расходы в командировке
Суточные расходы – это разновидность командировочных расходов, предназначенные для возмещения расходов вне места проживания в связи с служебной необходимостью.
Важно! Если командировочное лицо имеет возможность возвращаться каждый день в течении командировки на место жительство, то суточные не выплачиваются.
Выплачиваются за каждый день, а также в праздники и выходные, в том числе и дни нахождения в пути. При этом суточные выплачиваются даже в случае документально подтверждённого больничного во время командировки.
Суммы суточных прописываются в локальных нормативных документах, при этом отдельно учитываются заграничные командировки и командировки в пределах Российской Федерации.
Суточные не выплачиваются при однодневных командировках в пределах РФ и оплачиваются в половинной стоимости при выезде за границу.
Пределы суточных расходов при начислении НДФЛ (суммы меньше предела не облагаются):
- Для командировок в пределах РФ – 700 руб.;
- Для заграничных командировок – 2 500 руб.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Типовые проводки по командировочным и суточным расходам
Пример
Васильков И.И. командирован из Москвы в Сухум с 10 по 16 декабря. Поезд отправляется из Москвы 10 декабря в 07.44 и прибывает в Сухум 12 декабря в 09.47, при этом границу РФ пересекает 12 декабря. Васильков И.И. с 17 декабря был в отпуске по месту назначения командировки и 20 декабря выехал обратно. Локальным нормативным актом предприятия предусмотрен следующий размер суточных: 1 000,00 руб. — для командировок по России, 2 500,00 руб. — для командировок за границу.
За с 10 по 11 декабря работнику выплачиваются суточные в размере 1000,00 руб., а начиная с 12 декабря – 2 500,00 руб. за каждый день нахождения работника в иностранном государстве. Командировочные расходы учитываются в составе общехозяйственных затрат.
Следующие командировочные расходы были документально подтверждены:
- Дорога – 15 000,00 руб. Москва – Сухум;
- Дорога – 14 000,00 руб. Сухум — Москва;
- За найм жилья – 4 дня * 1 500,00 руб. = 6 000,00 руб.
- Прочие командировочные расходы, обговорённые с работодателем – 10 000,00 руб.
Облагаемые расходы НДФЛ:
- Суточные – 2*300,00 руб.;
- Дорога Сухум – Москва – 14 000,00 руб.;
- Итого НДФЛ – 2119,00 руб.
Бухгалтер сформировал следующие проводки по командировочным расходам:
| Дата | Счёт Дт | Счёт Кт | Сумма, руб. | Описание проводки | Документ-основание |
| 09.12.2016 | 71 | 50 | 60 000,00 | Выдача аванса на командировочные расходы | КО-2 |
| 20.12.2016 | 26 | 71 | 15 000,00 | Дорога Москва- Сухум | Авансовый отчет |
| 20.12.2016 | 26 | 71 | 6 000,00 | Жилье | |
| 20.12.2016 | 26 | 71 | 14 600,00 | Суточные | |
| 20.12.2016 | 26 | 71 | 10 000,00 | Прочие расходы | |
| 20.12.2016 | 26 | 71 | 14 000,00 | Дорога Сухум — Москва | |
| 20.12.2016 | 50 | 71 | 400,00 | Возврат неизрасходованных денежных средств | КО-1 |
| 31.12.2016 | 70 | 68 | 2 119,00 | Удержан НДФЛ с командировочных расходов |
Бухгалтерский учет представительских расходов
К представительским расходам относят:
- Официальные приёмы, как представителям других организаций, официальных лиц организации – налогоплательщика, так и участников совета директоров и прочих, независимо от места проведения;
- Транспортное обеспечение доставки этих лиц до места официального приёма и обратно;
- Буфетное обслуживание во время переговоров;
- Услуги переводчиков, во время проведения официального приёма.
Перечень является закрытым и не включённые в него представительские расходы не учитываются в налоге на прибыль.
К представительским расходам не относят организации:
- Развлечений;
- Отдыха;
- Профилактики или лечения заболеваний.
Важно! Представительские расходы некоммерческой организацией за счёт целевого финансирования не учитываются в налогообложении по налогу на прибыль.
Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере не превышающие 4% от расходов на оплату труда за отчётный период. На превышение представительных расходов от нормы возникает постоянная разница.
Важно! Расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтверждёнными.
Типовые проводки по представительским расходам
Представительские расходы — как оформить на примере
Допустим, у предприятия фонд заработной платы – 1 500 000,00 руб. Предприятие понесло расходы на создание представительского приёма в размере 154 000,00 руб. Из них:
- на проведение официального приёма 70 000,00 руб.;
- на буфетное обслуживание (официальный приём) — 15 000,00 руб.;
- на транспортное обслуживание – 10 000,00 руб.;
- на культурно-массовое мероприятие – 14 000,00 руб.;
- на экскурсию – 5 000,00 руб.;
- на буфетное обслуживание (культурно-массовое мероприятие)– 20 000,00 руб.;
- на приобретение подарков и сувениров – 20 000,00 руб.
Расчет представительских расходов согласно примеру:
- Сумма представительских расходов входящие в перечень учитываемых при исчислении налога на прибыль: 70 000,00 + 15 000,00 +10 000,00 = 95 000,00 руб.
- Из них учитывается сумма не более 4% от расходов на оплату труда – 60 000,00 руб.
- Сумма прочих расходов на представительный приём, не входящий в перечень составляет: 14 000,00 + 5 000,00 + 20 000,00 + 20 000,00 = 59 000,00 руб.
- В учётной политике закреплено использование директ-костинг при учёте косвенных затрат.
Учет представительских расходов проводки:
| Дата | Счет Дт | Счет Кт | Сумма, руб. | Описание проводки |
| 10.12.2016 | 26 | 60 | 154 000,00 | Представительские расходы учтены в общехозяйственных расходах |
| Закрытие месяца | ||||
| 31.12.2016 | 90.08 | 26 | 154 000,00 | БУ |
| 31.12.2016 | 90.08 | 26 | 60 000,00 | НУ |
| 31.12.2016 | 90.08 | 26 | 94 000,00 | ПР |
